Råd och information inför överlämnandet av föreningsarkiv

Föreningsarkiven är en viktig del av samlingarna på Uppsala universitetsbibliotek. Om din förening funderar på att donera eller deponera ert arkiv till oss kan ni kontakta oss via e-post på fraga.biblioteket@ub.uu.se . I dialog kan vi komma fram till om materialet ska överlämnas och hur ni kan förbereda ert arkiv inför en donation eller deposition. Denna överenskommelse måste slutas innan ni kan överlämna materialet till oss.

Första stegen till att överlämna arkivet

Vi arbetar kontinuerligt med att ordna arkiv som kommit till oss men det är en stor fördel om arkivet är ordnat enligt vissa regler redan när det överlämnas. Det kan på så sätt mycket snabbare komma forskare och andra användare till nytta.

Den som är aktiv inom arkivbildarens verksamhet har dessutom viktig kunskap om arkivets innehåll, denna vill vi ta vara på. Det kan till exempel handla om att identifiera brevskrivare, datera brev och andra handlingar eller sätta handlingarna i den ordning de är tänkta att läsas.
Informationen kan antecknas i en separat förteckning, på kuvert eller aktomslag (enkla papper vikta runt bunten) till dokumenten.

Det är också viktigt att städa arkivet noggrant. Ta bort gem, tejp, gummisnoddar och plastfickor. Alla dessa material kommer på sikt att skada arkivet.
För att hålla handlingar på flera sidor skilda från varandra kan ni vika ett A4-papper runt handlingens ena kant.

Gallring

Gallring är också en viktig del av förberedelserna. Detta kan ni slänga:

Dubbletter och kopior av handlingar (det räcker att ni har ett exemplar av varje dokument i arkivet – finns det ett original är det originalet som ska sparas)
Böcker och tidningar (undantag är böcker där viktiga anteckningar gjorts och tidningsurklipp som gäller föreningen)
Reklam som inte skapats av föreningen
Protokoll och cirkulär från andra föreningar
Rekvisitioner och fraktsedlar
Icke ifyllda blanketter
Verifikationer (kvitton) kan gallras efter sju år (skicka inte verifikationer till universitetsbiblioteket)

Utöver detta kan ofta ytterligare material gallras. Om ni är osäkra på hur ni ska genomföra en gallring kan ni kontakta oss.

Allmänna arkivschemat

Sorteringen görs enligt följande modell:

A) Protokoll
B) Utgående handlingar (utgående korrespondens)
C) Diarier (förekommer sällan hos föreningar)
D) Register och liggare
E) Inkomna handlingar (inkommen korrespondens)
F) Ämnesordnade handlingar (handlingar som rör ett och samma ämne)
G) Räkenskaper
J) Kartor och ritningar
K) Fotografier
Ö) Övriga handlingar

Syftet med denna ordning är att skapa sökbarhet för forskare och andra användare.

Ordna i serier

Grovsortera arkivet efter Allmänna arkivschemats huvudindelningar - se ovan.
Dela upp varje huvudgrupp i underavdelningar som får sin egen rubrik.

Exempel:
A) Protokoll

A1 Årsmötesprotokoll
A2 Styrelseprotokoll
A3 Övriga protokoll

Inom varje grupp ska handlingarna ligga kronologiskt, med det äldsta materialet först. Varje underavdelning får ett nummer som följer efter huvudgruppens bokstav. De numreras från ett och uppåt under varje huvudgrupp. Det får inte finnas några luckor i nummerföljden. Om det behövs kan ni lägga till ytterligare en nivå, använd då små bokstäver.

Exempel:
A) Protokoll

A1 Årsmötesprotokoll
A2 Styrelseprotokoll
A3 Övriga protokoll
- A3a Expertkommitténs protokoll
- A3b Arvodeskommitténs protokoll

Packa och förteckna

När ni sorterat alla handlingarna i serier lägger ni dem i aktomslag och sedan i kartonger. Skriv på aktomslagen vad som finns i dem så blir det lättare att hitta i arkivet. Samtidigt som ni kartonglägger handlingarna, skriver ni ned vad varje kartong innehåller. Listan med alla kartongers innehåll blir förteckningen för arkivet. Arkivet är nu redo att överlämnas till oss på Uppsala universitetsbibliotek.