Råd och information inför överlämnandet av ditt arkiv

Vi arbetar kontinuerligt med att ordna arkiv av många olika slag som doneras till oss, men det förenklar betydligt om du innan överlämnandet har möjlighet att grovsortera ditt arkiv.

En hjälp är också om du kan bidra med relevant information i de fall sådan inte framgår av dokumenten. Det kan till exempel handla om namn på brevskrivare, när breven är underskrivna med bara förnamn, eller om att lägga till ett årtal på handlingar som saknar det. Detta kan antecknas i en separat förteckning, eller på kuvert eller pappersomslag till dokumenten.

Grovsorteringen görs enligt följande modell:

Brev

Brev till arkivbildaren*

*med arkivbildaren menas oftast den person som donerar sitt arkiv

• Från enskilda personer, alfabetiskt sorterade A-Ö
• Från okända/anonyma/oidentifierade/förnamn
• Från institutioner/föreningar A-Ö

Brev från arkivbildaren

• Till enskilda personer A-Ö
• Till okända/anonyma/oidentifierade/förnamn
• Till institutioner/föreningar A-Ö

Brev från andra till andra än arkivbildaren

• Från enskilda personer A-Ö
• Från okända/anonyma/oidentifierade/förnamn
• Från institutioner/föreningar A-Ö

(Observera att breven inte sorteras kronologiskt, utan per brevskrivare).

Arkivbildarens egenhändiga manuskript

Kan indelas i många olika kategorier som t.ex. lyrik, prosa, dagböcker, tal och föredrag, anteckningar eller arbetsmaterial ämnesvis, beroende på arkivets innehåll. 

Biographica

Papper som tillhört arkivbildaren och belyser hans/hennes verksamhetsområden och livshistoria, men som inte direkt härrör från honom/henne, som t.ex. handlingar rörande förlag eller föreningar, bank- och skattepapper, fest- och jubileumshandlingar, konferensprogram, intyg, bouppteckningar, visitkort, pass, resebiljetter, m.m.

I arkivet kan finnas dokument som har författats av andra personer än arkivbildaren, t.ex. otryckta uppsatser, dikter, utkast och andra manuskript som upphovsmannen skänkt eller av olika anledningar gett till arkivbildaren.

I ett arkiv kan enstaka foton, teckningar eller kartor förekomma. Om dessa inte har en direkt koppling till arkivet (t.ex. ett foto bifogat ett brev, där personerna på bilden beskrivs och nämns, eller bilder från ett särskilt evenemang vars program och andra papper har bevarats) kan de särskiljas i en mapp för sig. I tveksamma fall rekommenderas att låta bilderna ligga kvar i arkivmaterialet. Ange gärna namn och årtal på baksidan av foton och dylikt.

• Egna kompositioner i egen skrift (autografer)
• Andras kompositioner i egen avskrift
• Egna kompositioner i andras avskrifter
• Andras kompositioner i andras avskrifter

Pappersutskrifter

• Egna kompositioner i pappersutskrift från dator

Tryck

• Egna kompositioner, tryckta
• Andras kompositioner, tryckta

Klippsamlingar tas emot i undantagsfall, om de har stark anknytning till ett arkiv, kompletterar det och anses vara av intresse för nutida och framtida forskning. Klippen kan vara klistrade i klippböcker eller lösa. För lösa klipp är det önskvärt att datum och källa anges och att viss ordning finns, ämnesvis och därefter kronologiskt eller, om klippen berör ett enda ämne, kronologiskt.

I ett arkiv kan böcker, särtryck, tidskrifter och tidningar förekomma. Sortera det tryckta materialet för sig. Biblioteket förbehåller dock sig rätten, enligt donationsavtalet, att i efterhand gallra de exemplar som inte är relevanta för arkivet.

Genom att donera ditt arkiv bidrar du till humanistisk forskning, både idag och i framtiden. Det kommer att tryggt bevaras till eftervärlden, samtidigt som forskare kommer att kunna ta del av det. Vårt kulturarv byggs ständigt på och vi ser det som vår uppgift att samla, förvara och tillhandahålla det. Genom din insats blir detta möjligt.