Här har vi samlat vanliga frågor och svar om registrering och publicering i DiVA. Doktorander som ska disputera hittar vanliga frågor och svar om avhandlingspublicering, e-spikning etc. under doktorandsidorna.
Innehåll
Registrera
Publicera fulltext
När du har registrerat/publicerat
Söka
Övrigt
Registrera
Vad ska registreras i DiVA?
Samtliga publikationer av forskare och anställda vid Uppsala universitet ska registreras i DiVA. Anledningen till detta är att få en samlad bild av vad som publiceras av verksamma vid universitetet samt att det av fakulteterna används som underlag för utvärdering och medelstilldelning.
Upp
Hur gör jag för att ange institution, avdelning eller forskningsprogram?
Du kan antingen söka på enhetens namn eller bläddra fram den i organisationsträdet. Se vår korta instruktionsfilm.
Upp
Ska jag välja både avdelning, forskningsprogram och institution?
Nej, välj den organisatoriska nivå som är längst ner i hierarkin. De enheter som är ovanför i hierarkin följer automatiskt med. Saknas någon organisation i listan, kontakta DiVA Helpdesk så kan vi lägga till den.
Upp
Måste jag fylla i alla uppgifter för hand eller kan jag importera dem från andra databaser?
Du kan importera poster från många olika databaser till DiVA, t.ex. Web of Science 
, PubMed , Libris och EndNote . När du loggar in i DiVA väljer du det gröna spåret Importera uppgifter om publikation. Kom ihåg att komplettera de importerade uppgifterna med organisationstillhörighet för alla författare från Uppsala universitet. Ytterligare instruktioner för hur importen fungerar finns i lathunden Importera referenser.
Upp
Måste jag fylla i alla fält när jag registrerar en publikation?
Nej, det måste du inte men det finns vissa obligatoriska fält:
- Författare (förnamn, efternamn)
- Institution eller avdelning (TekNat: forskningsprogram)
- Titel och språk
- Typ av innehåll (refereegranskat, vetenskapligt eller populärvetenskapligt)
- År
För artiklar ska även tidskrift, volym, nr och sidor registreras.
För böcker ska även förlag och ISBN registreras.
Upp
Vad ska jag fylla i i fältet Användarnamn?
I fältet Användarnamn ska du fylla i ditt CAS-id vid Uppsala universitet, dvs. samma som du loggar in med i DiVA. Du behöver inte fylla i dina medförfattares användarnamn om du inte kan dem.
Användarnamnet fungerar som ett unikt person-id i DiVA som går att söka på och som t.ex. kan användas för att visa publikationslistor på institutionens webbplats. Det blir enklare att visa en komplett personlig publikationslista om ditt användar-id finns med i alla dina publikationer i DiVA. Läs mer om hur du lägger till ditt användarnamn i befintliga poster
Upp
Kan jag registrera publikationer som jag skrev när jag var verksam vid ett annat lärosäte?
Ja, det kan du. Registrera publikationen i DiVA, antingen genom att importera referensen från t.ex. Web of Science , PubMed eller EndNote , eller genom att göra en manuell registrering. Du kan läsa mer om hur du går till väga för att importera till DiVA i lathunden Importera referenser.
Därefter ska du fylla i din institutionstillhörighet enligt publikationen i samtliga poster som du har importerat eller registrerat manuellt i DiVA. Det gör du genom att klicka på Annat lärosäte vid fältet Institution, avdelning eller program och fyller i uppgifter i fritextfältet som visas. Du ska alltså inte fylla i din nuvarande organisationstillhörighet vid Uppsala universitet. Fyll även i ditt CAS-id i fältet användarnamn så syns även dessa publikationer om du vill göra en personlig publikationslista på din webbsida.
Upp
Vi är hundratals författare till en artikel, måste jag registrera samtliga författare?
Ja, helst ska du göra det. Importera referensen från t.ex. Web of Science , PubMed eller EndNote för att slippa registrera samtliga författare manuellt. Komplettera de importerade uppgifterna med organisationstillhörighet för alla författare från Uppsala universitet. Utförligare instruktioner finns i lathunden Importera referenser.
Upp
Hur kan jag ändra författarordningen?
Med hjälp av pilarna i nedre högra hörnet av varje författarfält kan du ändra i vilken ordning författarna visas. Författarordningen i DiVA ska motsvara ordningen i publikationen.
Upp
Vad är DOI?
DOI (Digital Object Identifier) används för att identifiera dokument, t.ex. tidskriftsartiklar, på internet. Till skillnad mot en vanlig webbadress ändras en DOI inte utan leder alltid till artikeln även om denna får en ny webbadress.
De flesta större vetenskapliga förlag tilldelar sina artiklar DOI. Uppgifter om DOI brukar finnas på abstractsidan eller i artikelns sidhuvud eller sidfot. En DOI kan t.ex. se ut så här: 10.1136/ard.2007.085852. Genom att ange DOI i DiVA underlättar du för andra att hitta till artikeln.
Upp
Kan jag använda t.ex. arabiska eller ryska tecken i DiVA?
Ja, du kan använda tecken från andra alfabet än det latinska. Tecknen går också att söka på i DiVA.
Upp
Fälten för titel och abstract visas inte, vad ska jag göra?
Ladda om sidan. Detta fel kan uppstå om du använder webbläsarna Safari eller Google Chrome.
Upp
Är det möjligt att kopiera befintliga poster och återanvända en del av informationen?
Ja, instruktioner finns i lathunden Ändra, kopiera eller radera publikation.
Upp
Publicera fulltext
Vad ska publiceras i fulltext i DiVA?
För hela universitetet finns ett krav på att kappan till sammanläggningsavhandlingar ska publiceras elektroniskt från och med 2003-01-01.
Vid vissa institutioner eller avdelningar kan det finnas beslut om att vissa publikationer ska publiceras i fulltext. Hör med din institution/avdelning om du är osäker.
I övrigt väljer du själv vad du vill publicera i fulltext i DiVA.
Upp
Varför ska jag publicera i DiVA?
Genom att göra din publikation fritt tillgänglig, så kallad Open Access, kan vem som helst ladda ner och läsa din publikation utan kostnad. Detta kan leda till ökad användning och ökad citering. Läs mer om Open Access
Upp
Får man publicera fulltexter av sina publikationer? Kan inte det bryta mot avtalet med förlaget?
Har du publicerat via ett förlag måste du vanligtvis ha tillstånd för att lägga ut fulltexten i DiVA. Läs mer under Parallellpublicera i DiVA.
Upp
Kostar det något att publicera studentuppsatser eller andra fulltexter i DiVA?
Nej, det kostar inget. För doktorander som ska spika och publicera avhandlingen elektroniskt, se doktorandsidornas frågor och svar.
Upp
I vilket format ska fulltexterna vara?
De uppladdade fulltexterna ska vara i PDF-format.
Upp
Hur gör jag om mitt dokument till PDF?
Du gör om ett dokument till PDF genom att använda Adobe Acrobat Professional, Spara som PDF-tillägget i Office 2007 eller något gratisprogram, t.ex. CutePDF eller PDF995 . När du har installerat programmet på din dator kan du skapa PDF-filer via utskriftsmenyn (Skriv ut). Välj ditt PDF-program i fältet Skrivare och skriv ut dokumentet till PDF.
Upp
Finns det någon begränsning vad gäller filstorlek?
För närvarande är den maximala filstorleken i DiVA 768 MB.
Upp
Finns det någon mall för uppsatser, liknande avhandlingsmallen?
Nej, det finns det inte. På vissa institutioner har man egna mallar som man använder, hör med din institution om du är osäker.
Upp
Kan man ladda upp annat än textfiler?
Ja, du kan även ladda upp bilder, film- och ljudfiler. De format som kan användas är:
Bilder: tiff, png, jp2, jpeg
Audio: mpeg
Video: mpeg, quicktime
Upp
Är det möjligt att ange att en fil inte får bli tillgänglig förrän ett visst datum, t.ex. om förlaget kräver ett embargo?
Ja, det är möjligt. På samma sida som du laddar upp fulltexten kan du även ange ett datum då filen ska bli tillgänglig i DiVA Sök eller välja att inte publicera den alls.
Upp
Hur ska vi gå tillväga om vi vill börja publicera institutionens skrift- och rapportserier i DiVA?
Institutioner vid Uppsala universitet kan publicera sina skrift- och rapportserier i DiVA genom att ladda upp fulltexterna i PDF-format. Innan ni sätter igång, kontrollera att serien finns med i listan över serier i DiVA. Saknas serien i listan, kontakta DiVA Helpdesk så lägger vi till den.
En fördel med att ladda upp filerna i DiVA jämfört med att lägga ut dem på institutionens webbplats är att publikationerna i DiVA förses med beständiga länkar och dubbellagras på arkivservrar på Kungliga biblioteket. De går därför att hitta igen även i framtiden, oavsett ändrade webbadresser.
Upp
Hur ska vi gå tillväga om vi vill börja publicera institutionens uppsatser/examensarbeten i DiVA?
Läs mer i avsnittet "Vill din institution börja publicera studentuppsatser i DiVA?" längst ner på sidan För studenter.
Upp
När du har registrerat/publicerat
Är det klart när jag har klickat på Skicka in?
Publikationer med fulltext eller andra bilagor granskas av en bibliotekarie eller administratör innan de publiceras. Samtliga doktorsavhandlingar, licentiatavhandlingar och studentuppsatser granskas också innan de publiceras. Dessa publikationer kan du därför inte söka fram direkt efter att du har registrerat dina uppgifter. Övriga publikationer publiceras direkt (det kan ta upp till en minut) och granskas i efterhand av en bibliotekarie.
Upp
Varför hittar jag inte min publikation i DiVA efter att ha laddat upp fulltext, den fanns ju där innan?
När du i efterhand laddar upp en fulltextfil till en publikation som varit registrerad i DiVA sedan tidigare försvinner publikationen tillfälligt från DiVA Sök tills den har blivit granskad av en bibliotekarie.
Upp
Var kan jag hitta publikationen?
Alla registrerade poster går att hitta i DiVA . Laddar du upp en fulltext blir den fritt tillgänglig i DiVA men också via andra söktjänster som OAIster , Google och Google Scholar . Avhandlingar går också att hitta via LIBRIS och avhandlingar. se , studentuppsatser och examensarbeten via Uppsök och uppsatser.se . Allt utom studentarbeten blir även sökbart i den nya nationella söktjänsten SwePub , förutsatt att posterna uppfyller vissa bibliografiska krav.
Upp
Jag har märkt i efterhand att det är fel i en post, kan jag gå in och ändra?
Poster med fulltexter eller andra bilagor samt doktorsavhandlingar, licentiatavhandlingar och studentuppsatser kan du inte ändra i, det gör en administratör. När det gäller övriga poster kan du ändra i de som du själv har registrerat eller där du är författare/redaktör. Instruktioner finns i lathunden Ändra, kopiera eller radera publikation.
Hör av dig till DiVA-administratören på din institution eller till DiVA Helpdesk om du vill göra ändringar i en post som du inte kommer åt.
Upp
Jag vill lägga till mitt CAS-id (användarnamn) i alla mina poster, hur gör jag?
Följ instruktionerna i lathunden Lägg till CAS-id i dina publikationer i DiVA. Om du har tillgång till posten lägger du till ditt användar-id manuellt i fältet Användarnamn och sparar posten. Om du ombeds bekräfta författarskap räcker det om du klickar på Spara om du inte vill redigera övriga uppgifter. Ditt användarnamn läggs då automatiskt till. Om du inte har tillgång till posten hör av dig till DiVA-administratören på din institution eller till DiVA Helpdesk diva-helpdesk@ub.uu.se för att få hjälp.
Upp
Söka
Hur söker man fram alla publikationer av en viss person?
Gå till DiVAs avancerade sökning för forskningspublikationer http://uu.diva-portal.org/smash/searchad.jsf . Skriv personens efternamn och initial och ange att det ska sökas Som fras och i Person (dvs. personen kan vara författare eller redaktör).
Upp
Jag försöker skriva ut en träfflista men bara de åtta första träffarna kommer med i utskriften. Hur ska jag göra för att få med alla?
Detta fel kan uppstå om du använder webbläsaren Firefox. Klicka på utskriftsikonen istället för att använda utskriftskommandot för att utskriften ska bli komplett.
Upp
Kan man skriva ut publikationslistor med kompletta referenser från DiVA?
Ja, det kan man. Gör så här:
- Gör en sökning i DiVA
- Ändra antalet träffar per sida så att alla träffar visas på samma sida
- Markera de träffar du vill skriva ut eller välj Markera alla (längst ner till vänster)
- Klicka på Skapa referens
- Välj referensformat, t. ex. Vancouver eller SS038207 (svensk standard)
- Klicka på diskett-ikonen. En sida med alla referenser öppnas.
- Kopiera alla referenser och spara dem exempelvis som en Word-fil eller skriv ut.
Ett alternativ om du vill kunna sortera och bearbeta publikationslistan är att importera listan till Excel, för instruktioner se lathunden Importera listor från DiVA till Excel.
Upp
Kan jag exportera uppgifter från DiVA till Excel och andra statistikprogram?
Ja, du kan få ut listor i csv-format från DiVA som du sedan kan importera till Excel och liknande statistikprogram. För instruktioner se lathunden Importera listor från DiVA till Excel.
Upp
Övrigt
Kan man få publikationslistor till sin webbplats?
Ja, det kan man. Gå till Utsökning på DiVAs sökstartsida. Där kan du välja om du vill länka direkt till en träfflista i DiVA (rubriken Utsökning med parametrar) eller om du vill göra en utsökning för att integrera en publikationslista i en egen webbsida (rubriken Skapa länk utsökning). Du kan också skapa ett nyhetsflöde med de senaste publikationerna som kan läsas med hjälp av en RSS-läsare. Under HJÄLP uppe till höger på sidan finns en kort hjälptext till hur man gör.
I Uppsala universitets nya webbpubliceringssystem InfoGlue finns det färdiga komponenter som hämtar publikationslistor från DiVA. Om du vill visa en personlig publikationslista är det en fördel om ditt CAS-id är ifyllt i fältet Användarnamn i alla dina publikationer i DiVA.
Upp
Hur gör jag för att länka till publikationer i DiVA?
Om du vill länka till en enstaka publikation i DiVA: använd den permanenta länk som varje publikation i DiVA får. Sök fram posten i DiVA och kopiera länkadressen bredvid rubriken Permanent länk.
Om du vill länka till en lista med flera publikationer i DiVA: gå till Utsökning på DiVAs sökstartsida och läs mer om hur du kan länka till en lista med publikationer (rubriken Utsökning med parametrar).
Upp
Mina poster ser inte likadana ut sedan de fördes över från OPUS till DiVA, det finns felaktig information i posterna. Vad ska jag göra?
Det kan ha blivit felmappat vid överföringen. Hör av dig till DiVA Helpdesk så undersöker vi saken.
Upp
Jag saknar inloggningsuppgifter, vad gör jag?
Vänd dig till universitetets IT-stöd .
Upp
Måste man arkivera ett pappersexemplar av studentuppsatserna fast de publiceras i DiVA?
Det är nu möjligt att arkivera uppsatser digitalt i DiVA. Kontakta universitetsarkivet univark@uadm.uu.se för att få klartecken att övergå till digital arkivering.
Observera alltså att institutionen måste få klartecken från universitetsarkivet innan man slutar arkivera pappersexemplar. Har man inte fått det måste institutionerna arkivera en papperskopia av uppsatserna.
Upp
Var hittar jag URN för min publikation i DiVA?
URN (Uniform Resource Name) är en unik och permanent identifikator för elektroniska resurser på Internet. Alla publikationer som läggs in i DiVA tilldelas automatiskt ett unikt URN vid registreringen, t.ex. urn:nbn:se:uu:diva-9549. Detta URN används för att skapa en beständig länk som alltid leder till DiVA-posten. Länken och URN hittar du bredvid rubrikerna Permanent länk resp. URI om du söker fram din publikation i DiVA .
Upp
Om jag sparar en påbörjad registrering som ett utkast, förblir URN detsamma när posten sedan publiceras i DiVA?
Ja, en post som sparats som utkast behåller sitt urn:nbn när den publiceras.
Upp
Jag har hittat ett fel i en av mina publikationer i SwePub, hur gör jag för att rätta det?
Hittar du fel i dina publikationer från Uppsala universitet i den nationella publikationsdatabasen SwePub rättar du felet i DiVA. Du kan inte ändra felaktiga uppgifter direkt i SwePub.
Instruktioner för hur man ändrar uppgifter i DiVA finns i lathunden Ändra, kopiera eller radera publikation. Ändringarna slår igenom i SwePub dagen efter.
Upp
Varför finns inte alla mina publikationer med i SwePub, trots att de är registrerade i DiVA?
För att en publikation ska föras över från DiVA till den nationella publikationsdatabasen SwePub måste vissa obligatoriska uppgifter vara ifyllda. Många poster i DiVA som härstammar från Uppsala universitets gamla publikationsdatabas OPUS saknar fullständig bibliografisk information. För att dessa ska föras över till SwePub måste uppgifterna kompletteras i DiVA. Instruktioner för hur man ändrar/lägger till uppgifter i DiVA finns i lathunden Ändra, kopiera eller radera publikation.
Manuskript och artiklar som har publiceringsstatus Submitted, Accepted eller In press i DiVA förs inte över till SwePub. Detsamma gäller studentuppsatser. Äldre avhandlingar är registrerade i Libris och kommer att återfinnas när SwePub har integrerats i det övriga Librissystemet. Ingen åtgärd krävs för dessa.
Upp
Varför kommer jag hela tiden tillbaka till inloggningsrutan när jag försöker logga in i DiVA?
Det beror förmodligen på att en hög säkerhetsnivå är inställd i din webbläsare. Prova att först logga in i Gemensam webbinloggning https://cas.user.uu.se/cas/login och sedan gå till DiVA.
Alternativt lägg till följande webbplatser som Tillförlitliga platser: *.diva-portal.org, swamid.user.uu.se och cas.user.uu.se (i Internet Explorer: Verktyg > Internetalternativ > Säkerhet > Tillförlitliga platser). Säkerhetsnivån för Tillförlitliga platser får inte vara högsta nivå. Om du har ett särskilt säkerhets-plugin behöver du även lägga till webbplatserna där, eller stänga av pluginet. Du kan behöva starta om din webbläsare för att ändringarna ska slå igenom.
Upp
Hur refererar jag till en parallellpublicerad författarversion i DiVA?
Inled referensen på samma sätt som till förlagsversionen av publikationen. Exakt hur varierar utifrån vilket referenssystem du använder. Lägg sedan till "Version från" och den permanenta länk som finns i varje DiVA-post:
- Axenov, S. (2010) "Argument structure and impersonality in Avar", Orientala Suecana, vol. 56, s. 159-167. Version från http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-150890
Vid citat anger du istället för sidnummer kapitel och i vilket stycke texten finns:
- Axenov, S. (2010), kap. 3, stycke 2.
Upp
